Gelişen teknoloji ve değişen çalışma anlayışı nedeniyle birçok sektörde yeni nesil ofisler kullanılır olmuştur. Uzaktan çalışmanın yaygınlaşması ile klasik ofisler yerine sanal ofis kullanımını tercih eden çalışan sayısında artış yaşanmıştır.
Çalışılan iş kolu itibariyle klasik ofislere ihtiyaç duyulmayan ancak kanun gereği bir iş adresine sahip olması gereken kişi ve firmalar uygun kira bedelleriyle prestijli mekanlarda hazır ofis kullanma imkanı bulur. Hazır ofis kullanımını cazip kılan 5 neden aşağıda incelenmiştir.
1-Ofis Giderlerinin Minimuma İndirilmesi
Özellikle büyükşehirlerde ve prestijli semtlerde ofis giderleri için her ay önemli bir bütçe ayrılması gerekir. Kiralar yüksek olduğu gibi kiracıların ödemesi gereken stopajlar da maliyeti artırır. Elektrik, su, doğal gaz faturaları, aidatlar, personel giderleri de ödenmesi gereken kalemler olarak karşımıza çıkar. Bu giderler hazır ofis fiyatları ile kıyaslandığında çok daha fazladır.
Hazır ofisler için her ay bir kira bedeli ödenir. Kira dışında aidat, stopaj, fatura ve benzeri ödemeler yapılmaz. Sekreterlik hizmeti alınır ancak personel giderleri konusunda sorumluluk yoktur. Ödemelerin kredi kartıyla ödenmesi de önemli bir avantajdır.
2-Sanal Ofis Uygulamasıyla Yasal Adres Sahibi Olunur
Birçok mesleğin yapılması için gerekli olan prosedürler içinde yasal bir adrese sahip olma gereği vardır. Yapılacak tebligatlar yasal adrese gönderilir, vergi daireleri de mükelleflere bu yasal adreslerden ulaşır. Şirket kurmak isteyenler için de yasal bir adres gerekir.
Kuruluş aşamasında vergi denetmenleri bu adresi ziyaret ederek yerinde görür. Sanal ofis uygulamasında bu resmi ziyaretçilerin misafir edilmesi, çalışma odası gösterilmesi, gerektiğinde sanal ofis kiracısına refakat edilmesi gibi hizmetler de mevcuttur. Sanal ofislerin kullanım koşulları yapılacak işin özelliklerine uygun şekilde düzenlenebilir.
3- Sekreterya Hizmetlerinden Faydalanılır
Sanal ofis kiracılarına özel bir telefon numarası verilir. Bu telefonlara gelen çağrılar sekreterler tarafından kiracının adıyla açılır. Gelen çağrılar hakkında kiracıya bilgi verilir. Ayrıca gelen tebligat ve gönderiler de teslim alınarak gerekli bilgilendirme yapılır. Gelen kargo ve diğer gönderilerin kaydı tutulur ve iş sahibine ulaştırılır.
Beklenmedik misafirler geldiğinde misafirler toplantı alanlarına alınarak ağırlanır. Sanal ofis kiracısına da derhal bilgi verilir.
4-Prestijli Adreslerde Müşteriler Ağırlanabilir
Sanal ofisler normal şartlarda kira giderleri çok fazla olan prestijli semtlerde ve binalarda bulunur. Firmaların birden fazla lokasyonda sanal ofislerinin olması halinde bu lokasyonların hepsinden faydalanma imkanı da bulunur. Müşterilerin ağırlanması gerektiğinde önceden rezervasyon yaptırılarak uygun olan yerde toplantı odası veya çalışma odası kullanılabilir. Bu yönüyle sanal ofisler paylaşımlı ofis uygulamasıyla benzerlik gösterir. Bu kullanımlar için uygun bir ücret alınır. İsteğe göre misafirlere yiyecek ve içecek ikramı da yapılabilir.
5-Sanal Şirket Faaliyetlerine Uygundur
Bazı durumlarda yapılacak işin yürütülmesi için sanal şirket kurmak gerekir. Resmi işlemlerin yürütülmesi, fatura kesilmesi ve vergi levhasının oluşturulması için bu ihtiyaç doğar. Sanal şirket avantajları ve faydaları sanal ofislerle daha da artacaktır. Giderleri düşük, gelirleri yüksek şirketler sanal ofislerle mümkün olabilir.
